SEKTOREN
Wo die GuV leckt — und wo OPS BOX übernimmt.
Mittelstand-PortCos teilen ein Muster: Overhead im Bereich 15–35 Prozent des Umsatzes, rund 70 Prozent davon Personalkosten, hohe manuelle Prozesslast in Administration, Commercial, Planung und engineernahen Funktionen. Fünf Sektoren, eine konsistente Benchmark-Logik. Die Zahlen unten sind konservative Bereiche, abgeleitet aus Sektor-Benchmarks und vergleichbaren Engagements.
SEKTOR 01
Maschinen- und Anlagenbau
Der Angebots-zu-Vertrag-Zyklus. Lang, manuell, durchzogen von Übergaben zwischen Engineering und Commercial — und oft gewinnt das Angebot, das am schnellsten aus dem Engineering herauskommt, nicht das mit dem besten Preis.
OPS BOX übernimmt
Angebots-Workflow (Konfiguration → Kalkulation → Quote → Vertrag)
Gemeinkosten-Anteil
20–25%
Erwartete Rampe
Jahr 1: ~1,2% EBIT · Jahr 2+: ~2,5% EBIT nachhaltig
Kosten
Angebots-Workflow (Konfiguration → Kalkulation → Quote → Vertrag)
Wachstum
~7% Run-Rate-Personalkosten-Effekt auf der Engineering-Commercial-Schnittstelle ab Jahr 2
Signal
~7% Run-Rate-Personalkosten-Effekt auf der Engineering-Commercial-Schnittstelle ab Jahr 2
SEKTOR 02
Prozessindustrie
Zwischen Produktionsplanung, Instandhaltungsplanung und Compliance-Dokumentation. Drei Funktionen, die über E-Mail und Excel kommunizieren, wo sie orchestriert sein sollten.
OPS BOX übernimmt
Shop-Floor-Scheduling verknüpft mit Instandhaltungs-Dispatch und Compliance-Pre-Check
Gemeinkosten-Anteil
17–22%
Erwartete Rampe
Jahr 1: ~1,0% EBIT · Jahr 2+: ~2,0% EBIT nachhaltig
Kosten
Shop-Floor-Scheduling verknüpft mit Instandhaltungs-Dispatch und Compliance-Pre-Check
Wachstum
~5% Run-Rate-Sachkosten-Effekt auf Instandhaltungs-Teile- und Compliance-Rework-Workflow ab Jahr 2
Signal
~5% Run-Rate-Sachkosten-Effekt auf Instandhaltungs-Teile- und Compliance-Rework-Workflow ab Jahr 2
SEKTOR 03
Möbelindustrie / Premium Consumer
Der Auftrags-zu-Lieferung-Workflow für konfigurierbare Produkte, und der Retouren-Triage-Workflow auf dem Rückweg. Beides manuell, beides bricht Kundenversprechen, beides frisst Marge doppelt — einmal in Arbeit, einmal in Goodwill-Gutschriften.
OPS BOX übernimmt
Auftrags-Konfigurations-Workflow + Retouren-Triage-Workflow
Gemeinkosten-Anteil
22–28%
Erwartete Rampe
Jahr 1: ~1,5% EBIT · Jahr 2+: ~3,0% EBIT nachhaltig
Kosten
Auftrags-Konfigurations-Workflow + Retouren-Triage-Workflow
Wachstum
~15% nachhaltiger Personalkosten-Effekt auf Auftragsdesk- und Retouren-Funktionen ab Jahr 2
Signal
~15% nachhaltiger Personalkosten-Effekt auf Auftragsdesk- und Retouren-Funktionen ab Jahr 2 (konsistent mit dem 15%-Personal-Benchmark aus der Portfolio-Logik)
SEKTOR 04
Retail & E-Commerce
Customer-Ops-Warteschlangen, Katalog-Content-Generierung, Retouren-Bearbeitung und Pricing-Reaktionszeit. Die Funktionen, die mit Traffic skalieren sollten, sind die, die stattdessen Headcount skalieren.
OPS BOX übernimmt
Customer-Ops-Triage + Katalog-Content-Generierungs-Pipeline
Gemeinkosten-Anteil
25–32%
Erwartete Rampe
Jahr 1: ~1,8% EBIT · Jahr 2+: ~3,5% EBIT nachhaltig
Kosten
Customer-Ops-Triage + Katalog-Content-Generierungs-Pipeline
Wachstum
~20% nachhaltiger Produktivitätseffekt auf Tier-1-Customer-Ops-Tickets ab Jahr 2
Signal
~20% nachhaltiger Produktivitätseffekt auf Tier-1-Customer-Ops-Tickets ab Jahr 2 (unteres Ende des 20–50%-Benchmark-Bereichs)
SEKTOR 05
Life Sciences
Compliance-Dokumentation, Regulatory-Filing-Workflows und Quality-Deviation-Triage. Regulierte Last, die nicht wegfallen kann, orchestriert von Menschen, die härtere Probleme lösen könnten.
OPS BOX übernimmt
Compliance-Pre-Check-Workflow + Regulatory-Document-Workflow (mit erhaltenen Human-Sign-off-Gates)
Gemeinkosten-Anteil
25–30%
Erwartete Rampe
Jahr 1: ~1,5% EBIT · Jahr 2+: ~3,0% EBIT nachhaltig
Kosten
Compliance-Pre-Check-Workflow + Regulatory-Document-Workflow (mit erhaltenen Human-Sign-off-Gates)
Wachstum
~10% nachhaltiger Effekt auf Compliance-Dokumentations-Durchsatz ab Jahr 2
Signal
~10% nachhaltiger Effekt auf Compliance-Dokumentations-Durchsatz ab Jahr 2 (bewusst konservativ gegen den regulierten Overhead-Anteil)
Die oben dargestellten Ramps sind indikativ und benchmark-basiert. Sie spiegeln die konservative Portfolio-Logik unseres Thesenpapiers — Overhead-Anteil, 70% Personalkosten / 30% Sachkosten und sektor-konsistente Transformations-Raten (7% Jahr 1 / 15% Jahr 2+ auf Personalkosten; 3% Jahr 1 / 6% Jahr 2+ auf Sachkosten). Die tatsächlichen Zahlen werden in Phase 0 gegen Ihre BWA, Ihre KPIs und Ihre Prozesslandschaft validiert. Kein Engagement wird fortgeführt, bevor das EVB belastbar ist.
Welche PortCo ist die erste Kandidatin für ein Phase 0?
Starten Sie mit der, wo der Overhead am höchsten und die manuelle Prozesslast am hässlichsten ist. In der Regel wissen Sie bereits, welche das ist.
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Where the P&L leaks, and where OPS BOX takes over.
Mittelstand PortCos share a pattern: overhead in the 15–35% of revenue range, roughly 70% of that in personnel cost, high manual process load in administration, commercial, planning, and engineering-adjacent functions. Five sectors, one consistent benchmark logic. The numbers below are conservative ranges, derived from sector benchmarks and comparable engagements.
SECTOR 01
Machinery & Equipment
The offer-to-contract cycle. Long, manual, riddled with hand-offs between engineering and commercial — and the offer that wins is often the one that walks out of engineering fastest, not the one that is best priced.
OPS BOX takes over
Offer-generation workflow (configure → cost → quote → contract)
Expected ramp
Year 1: ~1.2% EBIT · Year 2+: ~2.5% EBIT sustained
Cost
Offer-generation workflow (configure → cost → quote → contract)
Growth
~7% run-rate personnel-cost effect on the engineering-commercial interface from Year 2
Signal
~7% run-rate personnel-cost effect on the engineering-commercial interface from Year 2
SECTOR 02
Process Industry
Between production scheduling, maintenance planning, and compliance documentation. Three functions that talk through email and spreadsheets when they should be orchestrated.
OPS BOX takes over
Shop-floor scheduling linked to maintenance dispatch and compliance pre-check
Expected ramp
Year 1: ~1.0% EBIT · Year 2+: ~2.0% EBIT sustained
Cost
Shop-floor scheduling linked to maintenance dispatch and compliance pre-check
Growth
~5% run-rate non-personnel-cost effect on maintenance-parts and compliance-rework workflow from Year 2
Signal
~5% run-rate non-personnel-cost effect on maintenance-parts and compliance-rework workflow from Year 2
SECTOR 03
Furniture / Premium Consumer
The order-to-delivery workflow for configurable products, and the returns-triage workflow on the way back. Both are manual, both break customer promises, both eat margin twice — once in labour, once in goodwill credits.
OPS BOX takes over
Order-configuration workflow + returns-triage workflow
Expected ramp
Year 1: ~1.5% EBIT · Year 2+: ~3.0% EBIT sustained
Cost
Order-configuration workflow + returns-triage workflow
Growth
~15% sustained personnel-cost effect on order-desk and returns functions from Year 2
Signal
~15% sustained personnel-cost effect on order-desk and returns functions from Year 2 (consistent with the 15% Year-2 personnel benchmark from the portfolio logic)
SECTOR 04
Retail & E-Commerce
Customer-ops queues, catalogue content generation, returns handling, and pricing response-time. The functions that should scale with traffic are the ones that scale headcount instead.
OPS BOX takes over
Customer-ops triage + catalogue-content generation pipeline
Expected ramp
Year 1: ~1.8% EBIT · Year 2+: ~3.5% EBIT sustained
Cost
Customer-ops triage + catalogue-content generation pipeline
Growth
~20% sustained productivity effect on tier-1 customer-ops tickets from Year 2
Signal
~20% sustained productivity effect on tier-1 customer-ops tickets from Year 2 (bottom of the 20–50% benchmark range)
SECTOR 05
Life Sciences
Compliance documentation, regulatory-filing workflows, and quality-deviation triage. Regulated load that cannot be skipped, orchestrated by people who could be solving harder problems.
OPS BOX takes over
Compliance-pre-check workflow + regulatory-document workflow (with human sign-off gates preserved)
Expected ramp
Year 1: ~1.5% EBIT · Year 2+: ~3.0% EBIT sustained
Cost
Compliance-pre-check workflow + regulatory-document workflow (with human sign-off gates preserved)
Growth
~10% sustained effect on compliance-documentation throughput from Year 2
Signal
~10% sustained effect on compliance-documentation throughput from Year 2 (deliberately conservative against the regulated-sector overhead)
The ramps above are indicative and benchmark-derived. They reflect the conservative portfolio logic described in our thesis paper — overhead share, 70% personnel / 30% non-personnel cost mix, and sector-consistent transformation rates (7% Year 1 / 15% Year 2+ on personnel cost; 3% Year 1 / 6% Year 2+ on non-personnel). Actual numbers are validated in Phase 0 against your BWA, your KPIs, and your process landscape. No engagement proceeds until the EVB is defensible.
Which PortCo is the first candidate for a Phase 0?
Start with the one where the overhead is highest and the manual process load is ugliest. Usually, you already know which one.
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